KSeF - szansa czy zagrożenie?

KSeF: obowiązek, który może być problemem… albo przewagą.

1. Dlaczego samo „wystawianie faktur” to za mało?

Wielu przedsiębiorców myśli dziś o KSeF tak samo, jak kiedyś o JPK: „Trzeba będzie wystawiać faktury w nowym systemie. Jakoś to ogarniemy.”

I rzeczywiście — technicznie da się wystawić fakturę w KSeF. Problem w tym, że
KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale cały obieg dokumentów,
odpowiedzialność i procesy w firmie. Dla jednych firm będzie to tylko nowy
obowiązek. Dla innych — moment, w którym wreszcie zapanują nad fakturami, VAT-
em i cash flow.

Różnica leży w podejściu.

2. Czym właściwie jest KSeF — i dlaczego to coś więcej niż „nowy program”?

• faktura powstaje,
• otrzymuje numer,
• i jest uznawana za wystawioną oraz otrzymaną.

Nie wysyłasz już faktury mailem „dla bezpieczeństwa”. Nie przechowujesz PDF-ów „na wszelki wypadek”. To duża wygoda, która często jest pomijana. 

Moment nadania numeru KSeF decyduje o dacie wystawienia i otrzymania
faktury. To oznacza realne konsekwencje dla:

• podatku VAT,
• korekt,
• terminów płatności,
• odpowiedzialności podatkowej.

3. Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

• od 1 lutego 2026 r. — duzi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
• od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali przedsiębiorcy,
• od 1 stycznia 2027 r. — pełny, powszechny system (koniec faktur z kas fiskalnych).

Do końca 2026 r. obowiązuje jeszcze okres przejściowy, ale to tylko czas na
przygotowanie — nie na odkładanie tematu.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Ustawodawca przewidział wyłączenia, m.in.:

• sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C),
• określone procedury szczególne (OSS, IOSS),
• wybrane typy usług dokumentowanych biletami,
• konkretne transakcje zagraniczne.

Ale uwaga: część podmiotów wyłączonych może korzystać z KSeF
dobrowolnie, a część — nie ma takiej możliwości w ogóle.
To ważne przy projektowaniu procesów w firmie.

4. Największy błąd przedsiębiorców: skupienie się tylko na „wystawianiu”

W praktyce KSeF wymusza odpowiedzi na pytania, które wcześniej często były
ignorowane:

 Kto w firmie wystawia, a kto zatwierdza faktury?
 Kto ma dostęp do faktur zakupowych?
 Kto odpowiada za korekty?
 Czy biuro rachunkowe tylko księguje, czy też pobiera dokumenty z KSeF?
 Kto ponosi odpowiedzialność w razie błędu?
Samo „wdrożenie programu” nie rozwiązuje tych problemów.

5. Trzy modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF

1. Wszystko po stronie przedsiębiorcy
Firma:
 wystawia i odbiera faktury w KSeF,
 weryfikuje je merytorycznie,
 przekazuje dane do biura rachunkowego.
Biuro nie pracuje bezpośrednio w KSeF.

➡️ Model możliwy, ale wymagający dojrzałych procesów, a przede wszystkim
istotnego zaangażowania przedsiębiorcy.

2. Wystawiasz sam, biuro pobiera faktury z KSeF
Firma:
 wystawia faktury,
 nadaje biuru rachunkowemu dostęp do KSeF.
Biuro księgowe:
 pobiera faktury sprzedażowe i kosztowe,
 księguje i rozlicza podatki.
➡️ Najczęściej wybierany kompromis.

3. Biuro wystawia faktury w imieniu firmy
Firma:
 nadaje biuru pełne uprawnienia,
 nie korzysta z własnego systemu fakturowania.
Biuro:
 wystawia faktury,
 pobiera dokumenty,
 rozlicza podatki.
➡️ Najmniej angażujący model dla przedsiębiorcy, ale wymagający dużego
zaufania.

6. Faktury korygujące, awarie i tryby offline — największe utrudnienie?

KSeF zmienia kluczowe zasady:
 brak not korygujących — wszystko przez faktury korygujące,
 korekta w KSeF pozwala szybciej obniżyć VAT (bez czekania na
potwierdzenie),
 w razie awarii obowiązują ściśle określone tryby offline i terminy dosyłania
dokumentów,

 błędy formalne mogą oznaczać realne sankcje finansowe.
Od 2027 r. kara może wynieść:
 do 100% VAT z faktury, albo inaczej mówiąc 18,7% kwoty brutto.

7. Najważniejsze pytanie: Jak się dobrze przygotować?

Wybór narzędzia: darmowe czy komercyjne?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje — dobre na start,
ale w praktyce firmy szybko zauważają, że:

 liczy się integracja z księgowością,
 automatyczny import faktur kosztowych,
 kontrola obiegu dokumentów,
 możliwość nadawania uprawnień.

Kluczowe pytanie nie brzmi: „czy program obsługuje KSeF?”, ale: "czy wspiera realne procesy w Twojej firmie?"

Sankcje to jedno. Chaos organizacyjny — drugie.

KSeF nie wybacza:
 niejasnych odpowiedzialności,
 improwizowanych procesów,
 „dogadywania się na mailach”.

Firmy, które:
 uporządkują obieg dokumentów,
 jasno ustalą role,
 zintegrują KSeF z księgowością,

zyskają kontrolę i przewidywalność, reszta — będzie gasić pożary.

Jak chcesz wejść w KSeF?

Jeśli traktujesz KSeF wyłącznie jako kolejny obowiązek narzucony przez państwo, prawdopodobnie skończy się na nerwach i błędach. Jednak jeśli potraktujesz go jako:

 moment uporządkowania faktur,
 jasnego podziału odpowiedzialności,
 automatyzacji księgowości,

może stać się realnym usprawnieniem biznesu.